Mua BM xác minh doanh nghiệp kèm phần mềm: Kiểm tra gói sử dụng và phí gia hạn
Khi tìm mua BM xác minh doanh nghiệp kèm phần mềm, bạn có thể gặp gói được giới thiệu là có công cụ quản lý, báo cáo hoặc kết nối dữ liệu.
Trước khi chốt, hãy yêu cầu bên cung cấp nêu tên phần mềm, gói sử dụng và công việc cụ thể mà công cụ đó hỗ trợ.
Một tài khoản đăng nhập được chưa đủ để xác định bạn đã nhận đúng chức năng, số người dùng hoặc thời hạn như mong đợi.
Bài viết này giúp bạn kiểm tra phần mềm đi kèm như một hạng mục riêng trong báo giá.
Bắt đầu từ công việc cần giải quyết
Hãy mô tả vấn đề trước khi đánh giá công cụ.
Bạn cần tổng hợp báo cáo, quản lý yêu cầu hỗ trợ, phối hợp nhân sự hay kết nối một hệ thống đang sử dụng?
Ví dụ:
Chúng tôi cần công cụ để hai nhân sự theo dõi yêu cầu hỗ trợ và xuất danh sách công việc mỗi tháng. Dữ liệu cần được lưu trong không gian làm việc do doanh nghiệp quản lý.
Từ mô tả này, bên cung cấp có thể xác định gói phù hợp và những phần phải cấu hình thêm.
Không nên mua thêm công cụ chỉ vì nó được giới thiệu là “đi kèm trọn bộ”.
1. Xác định chính xác phần mềm và gói được cấp
Yêu cầu báo giá ghi rõ tên sản phẩm, đơn vị cung cấp và gói sử dụng.
Cần phân biệt bạn nhận tài khoản dùng thử, thuê bao có thời hạn, quyền truy cập trong hệ thống của bên bán hay một dịch vụ do họ vận hành giúp.
| Nội dung |
Câu hỏi cần làm rõ |
| Tên phần mềm |
Công cụ cụ thể nào được cung cấp? |
| Gói sử dụng |
Những chức năng nào thuộc gói? |
| Thời hạn |
Bắt đầu và kết thúc khi nào? |
| Người dùng |
Có bao nhiêu người được sử dụng? |
| Giới hạn |
Có giới hạn dung lượng, lượt xử lý hoặc kết nối không? |
| Cập nhật |
Có bao gồm các bản cập nhật hay cần điều kiện khác? |
| Hỗ trợ |
Liên hệ bên bán hay nhà cung cấp phần mềm? |
Đừng dùng tên gọi chung như “tool quản lý” làm mô tả duy nhất trong đơn hàng.
2. Kiểm tra chức năng bằng tình huống thực tế
Đề nghị bên cung cấp minh họa đúng công việc bạn cần làm.
Một buổi giới thiệu nhiều tính năng chưa chắc trả lời được liệu gói đang báo giá có phù hợp với quy trình của bạn hay không.
Hãy thống nhất:
Nếu bản trình diễn sử dụng gói cao hơn, cần chỉ rõ chức năng nào không nằm trong báo giá.
Nếu phải mua thêm tiện ích hoặc dịch vụ khác để hoàn thành quy trình, hãy đưa phần đó vào dự toán trước khi quyết định.
3. Làm rõ tài khoản và quyền quản trị
Hỏi doanh nghiệp được cấp tài khoản riêng hay chỉ được mời vào không gian làm việc do bên cung cấp quản lý.
Hai phương án cần được đánh giá theo phạm vi kiểm soát thực tế.
Hãy hỏi:
-
Ai quản lý người dùng?
-
Ai có thể thay đổi gói dịch vụ?
-
Ai nhận thông báo thanh toán?
-
Ai hỗ trợ khi mất quyền truy cập?
-
Bên bán có tiếp tục xem hoặc quản lý dữ liệu không?
-
Khi ngừng hợp tác, doanh nghiệp còn sử dụng được phần nào?
Đề nghị giải thích cơ sở cung cấp quyền sử dụng và đối chiếu với điều kiện áp dụng của phần mềm.
Không mặc định rằng tài khoản nhận từ bên bán luôn có thể chuyển sang người hoặc tổ chức khác.
4. Tách quyền sử dụng phần mềm khỏi công việc triển khai
Có phần mềm không đồng nghĩa với việc cấu hình và kết nối đã hoàn thành.
Yêu cầu bên cung cấp tách riêng:
| Hạng mục |
Đầu ra cần xác định |
| Cấp quyền sử dụng |
Tài khoản, gói, số người dùng và thời hạn |
| Thiết lập ban đầu |
Những cấu hình được thực hiện |
| Kết nối hệ thống |
Hệ thống liên quan và trách nhiệm mỗi bên |
| Nhập dữ liệu |
Dữ liệu nào được xử lý và cách đối chiếu |
| Kiểm tra |
Tình huống thử và kết quả ghi nhận |
| Hướng dẫn |
Nội dung, người tham dự và tài liệu |
| Duy trì |
Công việc tiếp tục sau bàn giao |
Nếu có phần việc thuộc đội kỹ thuật của bạn, hãy ghi rõ trước khi chốt thời gian hoàn thành.
Đồng thời, không xem trạng thái xác minh doanh nghiệp là bằng chứng rằng mọi chức năng phần mềm hoặc kết nối đều đã đáp ứng yêu cầu.
5. Kiểm tra dữ liệu được đưa vào đâu
Mô tả loại dữ liệu bạn dự kiến sử dụng và hỏi phần mềm sẽ xử lý như thế nào.
Cần xác định nơi lưu, người được xem và khả năng lấy lại dữ liệu theo nhu cầu doanh nghiệp.
Các câu hỏi nên có:
-
Có thể dùng dữ liệu thử khi nghiệm thu không?
-
Những người dùng nào được truy cập?
-
Có thể xuất dữ liệu ở định dạng nào?
-
Nội dung xuất có đáp ứng nhu cầu chuyển tiếp không?
-
Ai hỗ trợ nếu dữ liệu nhập sai?
-
Khi kết thúc dịch vụ, dữ liệu được xử lý ra sao?
Chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho công việc đã thống nhất.
Không đưa mật khẩu, mã khôi phục hoặc dữ liệu khách hàng không liên quan vào tài liệu hướng dẫn chung.
6. Tính cả chi phí sau thời gian tặng kèm
Nếu phần mềm được giới thiệu là quà tặng, hãy hỏi quà tặng bao gồm gói nào và kéo dài bao lâu.
Đề nghị liệt kê:
-
Khoản phí đã nằm trong giá mua.
-
Ngày bắt đầu tính thời hạn.
-
Mức phí gia hạn được báo tại thời điểm tư vấn.
-
Điều kiện thay đổi giá.
-
Phí thêm người dùng.
-
Phí vượt giới hạn sử dụng.
-
Phí triển khai hoặc hỗ trợ bổ sung.
Nếu giá tương lai chưa được xác nhận, ghi rõ đó là khoản cần kiểm tra lại.
Đặc biệt, hỏi việc gia hạn có tự động hay cần người phụ trách xác nhận và ai quản lý phương thức thanh toán.
7. Chuẩn bị phương án nếu không tiếp tục dùng
Trước khi đặt hàng, hãy hỏi điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp dừng phần mềm nhưng vẫn muốn giữ các dịch vụ khác trong gói.
Cần làm rõ chức năng nào phụ thuộc vào phần mềm và phần nào vẫn hoạt động độc lập.
Nếu muốn chuyển công cụ, yêu cầu đánh giá:
-
Dữ liệu có thể lấy ra.
-
Định dạng nhận được.
-
Những cấu hình phải làm lại.
-
Công việc cần đội kỹ thuật hỗ trợ.
-
Chi phí liên quan.
-
Cách kiểm tra sau chuyển đổi.
Không nên chấp nhận lời hứa “chuyển rất dễ” khi chưa xác định dữ liệu và hệ thống đích.
Ví dụ: Gói tặng kèm không đủ số người dùng
Giả sử doanh nghiệp có ba nhân sự cần cùng xử lý công việc.
Bên bán giới thiệu phần mềm tặng kèm, nhưng gói được cấp chỉ đáp ứng số người dùng thấp hơn nhu cầu. Ngoài ra, chức năng xuất báo cáo mong muốn thuộc một gói khác.
Người mua cần yêu cầu báo lại tổng chi phí theo đúng số người và chức năng cần sử dụng.
Sau khi làm rõ, doanh nghiệp mới có thể so sánh việc nhận phần mềm trong gói với phương án sử dụng công cụ đang có.
Mẫu tin nhắn hỏi báo giá
Chào bạn, tôi đang tìm hiểu gói BM xác minh doanh nghiệp kèm phần mềm cho [doanh nghiệp]. Nhu cầu của chúng tôi là [công việc], với [số người] sử dụng. Vui lòng ghi rõ tên phần mềm, gói, chức năng, giới hạn, thời hạn và quyền quản trị. Tôi cũng cần biết phạm vi cấu hình, dữ liệu được lưu ở đâu, khả năng xuất dữ liệu, phí gia hạn và trách nhiệm hỗ trợ khi ngừng dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm tặng kèm có miễn phí lâu dài không?
Không nên mặc định. Hãy kiểm tra gói, thời hạn và chi phí phát sinh sau thời gian được bao gồm.
Có tài khoản rồi thì có dùng được ngay không?
Cần xem công việc có yêu cầu cấu hình, nhập dữ liệu hoặc kết nối thêm hay không. Đề nghị kiểm tra theo tình huống thực tế.
Có thể dùng phần mềm doanh nghiệp đang thuê không?
Hãy mô tả công cụ hiện tại để bên cung cấp đánh giá, tránh trả tiền cho chức năng trùng lặp không cần thiết.
Bên nào xử lý khi phần mềm gặp lỗi?
Thống nhất đầu mối tiếp nhận và cách phối hợp giữa bên bán, nhà cung cấp phần mềm và đội kỹ thuật của bạn.
Có phần mềm đi kèm thì BM được bảo đảm hoạt động lâu dài không?
Không thể kết luận như vậy. Cần đánh giá riêng công cụ, cấu hình, quyền truy cập, điều kiện nền tảng và phạm vi hỗ trợ.
Yêu cầu báo giá dựa trên nhu cầu thật
Chuẩn bị công việc cần giải quyết, số người sử dụng, yêu cầu dữ liệu và thời gian dự kiến vận hành trước khi so sánh các gói.
Nếu cần hỗ trợ xem xét tình huống của mình, hãy truy cập BMXMDN để trao đổi về nhu cầu xác minh doanh nghiệp và thiết lập liên quan.
Gửi yêu cầu báo giá qua BMXMDN với phạm vi rõ ràng về phần mềm, quyền quản trị, công việc triển khai, chi phí gia hạn, dữ liệu và hỗ trợ sau bàn giao.
