Mua BM xác minh doanh nghiệp kèm báo cáo định kỳ: Cần chốt những gì?
Khi tìm mua BM xác minh doanh nghiệp kèm báo cáo định kỳ, bạn có thể được giới thiệu gói hỗ trợ có cập nhật hằng tuần hoặc hằng tháng.
Tuy nhiên, “có báo cáo” chưa cho biết báo cáo chứa thông tin gì, dựa trên những kiểm tra nào và ai xử lý vấn đề được phát hiện.
Trước khi đặt hàng, hãy xác định bạn cần báo cáo để theo dõi công việc của nhà cung cấp, kiểm tra các hạng mục đã thống nhất hay quản lý yêu cầu hỗ trợ.
Bài viết này giúp bạn đưa phần báo cáo vào phạm vi dịch vụ một cách cụ thể và dễ đối chiếu.
Xác định báo cáo phục vụ quyết định nào
Một báo cáo hữu ích cần giúp người nhận biết việc gì đã hoàn thành, việc gì còn vướng và bước tiếp theo thuộc trách nhiệm của ai.
Hãy mô tả mục đích trước khi yêu cầu biểu mẫu.
Ví dụ:
Chúng tôi cần cập nhật các công việc hỗ trợ đã thực hiện trong kỳ, những vấn đề chưa xử lý xong và các thông tin phía doanh nghiệp cần bổ sung.
Mục đích này khác với báo cáo hiệu quả quảng cáo hoặc phân tích doanh thu.
Nếu gói không bao gồm quản lý chiến dịch, không nên mặc định nhà cung cấp phải báo cáo kết quả quảng cáo.
1. Chốt danh sách hạng mục được theo dõi
Yêu cầu bên cung cấp liệt kê nội dung sẽ xuất hiện trong mỗi kỳ báo cáo.
Có thể bao gồm:
-
Công việc đã thực hiện.
-
Hạng mục đã kiểm tra.
-
Thay đổi được phê duyệt và triển khai.
-
Yêu cầu hỗ trợ mới tiếp nhận.
-
Vấn đề đang xử lý.
-
Thông tin còn chờ từ doanh nghiệp.
-
Công việc dự kiến cho kỳ tiếp theo.
Mỗi mục cần gắn với phạm vi dịch vụ đã mua.
Nếu báo cáo có đề cập trạng thái hoặc chức năng cụ thể, hãy hỏi nhà cung cấp kiểm tra bằng cách nào và tại thời điểm nào. Tránh chấp nhận mô tả chung như “mọi thứ ổn định” khi không có phạm vi kiểm tra đi kèm.
2. Phân biệt công việc thực hiện và kết quả quan sát
Một báo cáo cần phân biệt rõ hành động của nhà cung cấp với kết quả họ ghi nhận.
| Nội dung |
Cách trình bày cần yêu cầu |
| Công việc đã làm |
Mô tả thao tác hoặc tài liệu đã hoàn thành |
| Kết quả kiểm tra |
Nêu điều kiện kiểm tra và kết quả quan sát |
| Thông tin do bên khác cung cấp |
Ghi rõ nguồn thông tin |
| Hạng mục chưa xác nhận |
Nêu lý do và bằng chứng còn thiếu |
| Quyết định bên ngoài |
Tách khỏi công việc nhà cung cấp trực tiếp kiểm soát |
Ví dụ, “đã chuẩn bị tài liệu” không đồng nghĩa với “đã được nền tảng phê duyệt”.
Tương tự, một thao tác hoạt động tại thời điểm kiểm tra không phải cam kết rằng nó sẽ luôn hoạt động trong tương lai.
Cách ghi này giúp bạn hiểu đúng giới hạn của báo cáo.
3. Thống nhất kỳ báo cáo và thời điểm chốt dữ liệu
Hãy ghi rõ khoảng thời gian mỗi báo cáo bao phủ và ngày dự kiến gửi.
Cần phân biệt:
-
Kỳ công việc được tổng hợp.
-
Thời điểm kiểm tra cuối cùng.
-
Ngày chốt thông tin.
-
Ngày gửi báo cáo.
-
Thời gian dành cho câu hỏi hoặc phản hồi.
Nếu các bên ở múi giờ khác nhau, nên ghi múi giờ cho những mốc cần chính xác.
Hỏi cách xử lý khi một yêu cầu phát sinh sau thời điểm chốt thông tin. Yêu cầu đó có được cập nhật riêng hay chuyển sang kỳ sau?
Báo cáo định kỳ cũng không thay thế kênh báo sự cố cần xử lý sớm. Hãy thống nhất riêng cách liên hệ trong trường hợp đó.
4. Yêu cầu bằng chứng vừa đủ để đối chiếu
Đề nghị nhà cung cấp gắn công việc với tài liệu hoặc kết quả kiểm tra phù hợp.
Bằng chứng có thể là biên bản thao tác, tài liệu đã cập nhật, ảnh chụp phần liên quan hoặc kết quả của một tình huống kiểm tra đã thống nhất.
Không cần đưa mọi dữ liệu vào báo cáo.
Hãy yêu cầu loại bỏ thông tin khách hàng không liên quan, mật khẩu, mã khôi phục và nội dung riêng tư không cần thiết.
Nếu sử dụng ảnh chụp, nên có ngày ghi nhận và giải thích ảnh đang chứng minh điều gì. Một ảnh không có ngữ cảnh có thể khiến người đọc hiểu sai tình trạng hiện tại.
5. Gắn mỗi vấn đề với người phụ trách và bước tiếp theo
Danh sách lỗi chỉ có giá trị thực tế khi có cách theo dõi việc xử lý.
Với từng vấn đề còn mở, yêu cầu ghi:
-
Mô tả ngắn gọn.
-
Thời điểm ghi nhận.
-
Ảnh hưởng đã quan sát được.
-
Công việc đã thực hiện.
-
Thông tin hoặc điều kiện còn thiếu.
-
Người phụ trách bước tiếp theo.
-
Mốc cập nhật dự kiến.
Tránh dùng một trạng thái “đang xử lý” lặp lại nhiều kỳ mà không giải thích tiến triển.
Nếu chưa thể hẹn ngày hoàn tất, nhà cung cấp có thể đề xuất thời điểm báo lại kết quả điều tra tiếp theo. Hai mốc này cần được phân biệt.
6. Làm rõ báo cáo có bao gồm xử lý hay chỉ ghi nhận
Hãy hỏi việc phát hiện vấn đề có kéo theo trách nhiệm khắc phục trong gói hay không.
Một dịch vụ có thể chỉ bao gồm kiểm tra và đề xuất. Dịch vụ khác có thể bao gồm một số công việc xử lý cụ thể.
Yêu cầu tách rõ:
| Hoạt động |
Điều cần xác nhận |
| Kiểm tra |
Kiểm tra những gì và với tần suất nào? |
| Lập báo cáo |
Có bao gồm trong giá không? |
| Giải thích kết quả |
Có buổi trao đổi hoặc thời gian hỏi đáp không? |
| Khắc phục |
Những trường hợp nào thuộc phạm vi hỗ trợ? |
| Công việc bổ sung |
Ai phê duyệt và cách tính phí ra sao? |
Không nên hiểu một đề xuất trong báo cáo là công việc đã được bạn cho phép triển khai.
Mọi thay đổi ngoài phạm vi cần được trao đổi trước.
7. Chốt nơi lưu và khả năng bàn giao lịch sử
Thống nhất ai nhận báo cáo và tài liệu được lưu ở đâu.
Nếu báo cáo nằm trong hệ thống của nhà cung cấp, hãy hỏi doanh nghiệp có nhận được bản phù hợp để lưu trữ nội bộ hay không.
Cần làm rõ:
-
Định dạng tài liệu.
-
Người được quyền xem.
-
Cách đánh dấu phiên bản sửa đổi.
-
Cách tìm lại báo cáo cũ.
-
Việc bàn giao lịch sử khi ngừng dịch vụ.
-
Người tiếp nhận khi nhân sự nội bộ thay đổi.
Mục tiêu là để doanh nghiệp hiểu được quá trình xử lý mà không phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của một người phụ trách.
Ví dụ: Báo cáo đẹp nhưng chưa giúp ra quyết định
Giả sử một doanh nghiệp nhận báo cáo hằng tháng với nhiều biểu tượng hoàn thành, nhưng không có danh sách công việc hoặc vấn đề tồn đọng.
Người phụ trách vẫn phải nhắn hỏi từng mục: đã kiểm tra gì, thay đổi nào được thực hiện và yêu cầu tuần trước đang ở đâu.
Hai bên có thể thống nhất lại mẫu báo cáo gồm công việc trong kỳ, bằng chứng liên quan, vấn đề còn mở và bước tiếp theo.
Báo cáo ngắn hơn nhưng trả lời đúng các câu hỏi này sẽ dễ sử dụng hơn.
Mẫu tin nhắn yêu cầu báo giá
Chào bạn, tôi đang tìm hiểu gói BM xác minh doanh nghiệp có hỗ trợ và báo cáo định kỳ cho [doanh nghiệp]. Vui lòng gửi mẫu báo cáo trống hoặc đã loại bỏ thông tin khách hàng. Tôi cần làm rõ hạng mục theo dõi, kỳ báo cáo, thời điểm kiểm tra, bằng chứng công việc, người xử lý vấn đề và phạm vi khắc phục. Hãy báo riêng chi phí lập báo cáo, trao đổi kết quả và công việc phát sinh nếu có.
Câu hỏi thường gặp
Có báo cáo định kỳ nghĩa là được giám sát liên tục không?
Không nên mặc định. Hãy hỏi tần suất kiểm tra và phạm vi theo dõi thực tế.
Báo cáo có cần nhiều biểu đồ không?
Chỉ cần khi biểu đồ giúp hiểu dữ liệu liên quan. Danh sách công việc, kết quả và bước xử lý có thể phù hợp hơn với gói hỗ trợ kỹ thuật.
Nhà cung cấp có phải xử lý mọi vấn đề ghi trong báo cáo không?
Cần đối chiếu phạm vi đã mua. Phần kiểm tra, đề xuất và khắc phục nên được phân biệt rõ.
Nếu báo cáo ghi sai thì làm thế nào?
Gửi điểm cần đối chiếu cùng bằng chứng liên quan, yêu cầu giải thích và nhận bản sửa có đánh dấu phiên bản.
Có thể yêu cầu báo cáo khi không phát sinh công việc không?
Hãy thống nhất từ đầu. Báo cáo nên ghi đúng rằng kỳ đó không phát sinh công việc hoặc chỉ thực hiện những kiểm tra đã liệt kê.
Yêu cầu báo giá với đầu ra có thể kiểm tra
Chuẩn bị mục đích theo dõi, danh sách công việc cần cập nhật và người chịu trách nhiệm đọc, phản hồi báo cáo.
Nếu cần hỗ trợ xem xét tình huống của mình, hãy truy cập BMXMDN để trao đổi về nhu cầu xác minh doanh nghiệp và thiết lập liên quan.
Gửi yêu cầu báo giá qua BMXMDN với phạm vi rõ ràng về nội dung báo cáo, lịch cập nhật, bằng chứng công việc, trách nhiệm xử lý và chi phí hỗ trợ.
