Mua BM xác minh doanh nghiệp nhưng phải hoãn bàn giao: Cần thống nhất gì?
Sau khi đặt mua BM xác minh doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể cần dời lịch nhận vì thay đổi kế hoạch, thiếu người kiểm tra hoặc chưa hoàn thành công việc liên quan.
Lúc này, một tin nhắn “để tuần sau nhận” chưa đủ để xác định phần việc nào tạm dừng, khoản phí nào tiếp tục và thời hạn hỗ trợ được tính từ đâu.
Hãy yêu cầu bên cung cấp xác nhận ảnh hưởng của việc hoãn, sau đó thống nhất lịch và trách nhiệm mới bằng văn bản.
Bài viết này tập trung vào trường hợp người mua chủ động đề nghị dời lịch bàn giao.
Xác định bạn muốn hoãn phần nào
Trước khi liên hệ, hãy làm rõ yêu cầu.
Bạn chỉ cần dời buổi hướng dẫn, chưa thể kiểm tra kết quả hay muốn tạm dừng cả phần triển khai chưa thực hiện?
Các trường hợp này có ảnh hưởng khác nhau.
Ví dụ:
Chúng tôi đề nghị dời buổi kiểm tra và hướng dẫn sang ngày [ngày]. Các hạng mục chuẩn bị tài liệu đã thống nhất vẫn có thể tiếp tục. Vui lòng xác nhận phần việc bị ảnh hưởng và chi phí bổ sung nếu có.
Yêu cầu cụ thể giúp bên cung cấp đánh giá thay vì phải tự đoán ý nghĩa của việc “hoãn nhận”.
1. Ghi nhận tình trạng đơn hàng tại thời điểm đề nghị hoãn
Đối chiếu phạm vi đã chốt và yêu cầu bên cung cấp cập nhật tiến độ.
Có thể phân loại như sau:
| Tình trạng |
Thông tin cần ghi |
| Đã hoàn thành và đã kiểm tra |
Hạng mục, kết quả và ngày xác nhận |
| Đã thực hiện nhưng chưa kiểm tra |
Bằng chứng hiện có và bước cần đối chiếu |
| Đang triển khai |
Công việc đang làm và ảnh hưởng nếu dừng |
| Chưa bắt đầu |
Điều kiện để triển khai tiếp |
| Đang chờ phía người mua |
Thông tin hoặc người phụ trách còn thiếu |
| Đang chờ bên ngoài |
Công việc đã thực hiện và yếu tố chưa kiểm soát được |
Đừng ghi toàn bộ đơn hàng là “chưa giao” nếu một phần đã được tiếp nhận.
Ngược lại, không nên xác nhận hoàn tất những hạng mục chưa kiểm tra chỉ để thuận tiện đổi lịch.
2. Thống nhất công việc tiếp tục và công việc tạm dừng
Yêu cầu bên cung cấp giải thích phần nào có thể tiếp tục độc lập, phần nào phụ thuộc vào sự tham gia của bạn.
Chẳng hạn, việc hoàn thiện tài liệu có thể được xem xét riêng với buổi hướng dẫn cần người nhận tham dự.
Với mỗi hạng mục, hãy xác nhận:
-
Tiếp tục hay tạm dừng.
-
Người chịu trách nhiệm.
-
Điều kiện để bắt đầu lại.
-
Có ảnh hưởng tới công việc khác không.
-
Có cần kiểm tra lại sau thời gian chờ không.
Không mặc định rằng mọi hoạt động đều tự dừng ngay khi bạn gửi đề nghị.
Hãy chờ xác nhận cụ thể từ đầu mối phụ trách đơn hàng.
3. Hỏi rõ trách nhiệm trong khoảng thời gian chờ
Nếu đã có tài sản, cấu hình hoặc dịch vụ được chuẩn bị, cần biết ai quản lý chúng trong thời gian hoãn.
Hỏi bên cung cấp:
-
Ai tiếp nhận thông báo liên quan?
-
Ai được phép thực hiện thay đổi?
-
Có công việc theo dõi nào tiếp tục không?
-
Những quyền truy cập nào còn cần thiết?
-
Nếu phát sinh vấn đề thì bên nào thông báo?
-
Bản ghi trạng thái gần nhất được lưu ở đâu?
Đừng xem việc hoãn như cam kết rằng mọi trạng thái sẽ được giữ nguyên vô thời hạn.
Nếu đề xuất liên quan đến tài sản của tổ chức khác, vẫn cần làm rõ quyền sử dụng, quyền kiểm soát và giới hạn của thỏa thuận.
4. Tách chi phí đổi lịch khỏi chi phí dịch vụ đang chạy
Đề nghị liệt kê các khoản có thể bị ảnh hưởng.
Có thể cần xem xét phí bố trí lại buổi hướng dẫn, công việc phải làm lại hoặc dịch vụ bên thứ ba đã bắt đầu tính phí.
Với từng khoản, hỏi:
| Khoản cần xem xét |
Câu hỏi cần trả lời |
| Đổi lịch nhân sự |
Có phát sinh phí không, theo điều kiện nào? |
| Công việc đã thực hiện |
Có phần nào phải kiểm tra hoặc làm lại? |
| Dịch vụ định kỳ |
Có tiếp tục tính phí trong thời gian chờ không? |
| Hỗ trợ bổ sung |
Được tính trong gói hay cần báo giá riêng? |
| Thanh toán còn lại |
Việc đổi lịch ảnh hưởng thế nào đến mốc đã thỏa thuận? |
Không tự suy luận rằng hoãn nhận sẽ dừng mọi khoản phí hoặc tự thay đổi nghĩa vụ thanh toán.
Đối chiếu thỏa thuận hiện có và ghi nhận phương án mới mà hai bên chấp nhận.
5. Làm rõ ngày bắt đầu hỗ trợ và thời gian kiểm tra
Hỏi thời hạn hỗ trợ được tính từ mốc nào trong đơn hàng.
Đó có thể là một ngày cố định hoặc một sự kiện được nêu trong thỏa thuận. Cần xác định đúng thay vì mặc định thời hạn sẽ tự dời theo lịch mới.
Nếu gói có thời gian kiểm tra, hãy hỏi:
-
Thời gian kiểm tra đã bắt đầu chưa?
-
Việc dời lịch có được điều chỉnh không?
-
Những hạng mục đã nhận được tính thế nào?
-
Buổi hướng dẫn bổ sung diễn ra vào thời điểm nào?
-
Ai xác nhận các mốc được sửa đổi?
Ghi cụ thể ngày tháng và điều kiện đi kèm. Cụm “vẫn hỗ trợ như cũ” có thể khiến hai bên hiểu khác nhau.
6. Chốt lịch mới hoặc mốc xem xét lại
Nếu đã biết ngày sẵn sàng, thống nhất lịch mới và người tham dự.
Nếu chưa biết, hãy hẹn ngày cập nhật quyết định thay vì để yêu cầu hoãn không có điểm kết thúc.
Nội dung xác nhận nên gồm:
-
Lịch cũ được thay đổi.
-
Lịch mới hoặc ngày xem xét lại.
-
Hạng mục sẽ bàn giao.
-
Điều kiện người mua cần chuẩn bị.
-
Người có quyền xác nhận.
-
Các thay đổi về chi phí và hỗ trợ.
-
Cách xử lý nếu tiếp tục cần dời lịch.
Không nên đưa một ngày chưa được bên cung cấp xác nhận vào kế hoạch như thể đã chắc chắn.
7. Kiểm tra lại khi tiếp tục bàn giao
Khi đến lịch mới, đối chiếu tình trạng hiện tại với bản ghi trước khi hoãn.
Yêu cầu bên cung cấp nêu những thay đổi trong khoảng thời gian chờ và các hạng mục đã được kiểm tra lại.
Tập trung vào phần có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn, chẳng hạn quyền truy cập, cấu hình đã thống nhất, dịch vụ liên quan và tài liệu hướng dẫn.
Nếu phát sinh yêu cầu mới từ doanh nghiệp, hãy tách khỏi phạm vi cũ để hai bên đánh giá riêng.
Kết thúc buổi bàn giao bằng danh sách hạng mục hoàn thành, phần còn mở và bước tiếp theo.
Ví dụ: Người phụ trách chưa thể tham dự
Giả sử một doanh nghiệp đã đặt gói gồm cấu hình, tài liệu và một buổi hướng dẫn.
Người nhận bàn giao phải đổi lịch công tác. Doanh nghiệp đề nghị dời buổi hướng dẫn, nhưng vẫn nhận tài liệu để đọc trước.
Hai bên xác nhận phần cấu hình đã làm nhưng chưa được người mua kiểm tra, lịch hướng dẫn mới và cách tính thời gian hỗ trợ.
Nhờ ghi nhận riêng từng phần, việc hoãn một buổi không làm tình trạng toàn bộ đơn hàng trở nên mơ hồ.
Mẫu tin nhắn đề nghị hoãn bàn giao
Chào bạn, liên quan đến đơn hàng [mã], chúng tôi cần đề nghị dời [hạng mục/buổi bàn giao] từ [lịch cũ] sang [lịch đề xuất] vì [lý do ngắn gọn]. Vui lòng cập nhật phần việc đã hoàn thành, phần đang triển khai và phần chưa bắt đầu. Hãy xác nhận công việc tiếp tục trong thời gian chờ, trách nhiệm quản lý, chi phí phát sinh nếu có, mốc thanh toán và thời điểm bắt đầu hỗ trợ trước khi hai bên chốt lịch mới.
Câu hỏi thường gặp
Đã thanh toán thì có được hoãn nhận không?
Hãy gửi đề nghị để bên cung cấp đánh giá theo tiến độ và thỏa thuận. Không nên mặc định việc thanh toán tự tạo điều kiện hoãn không giới hạn.
Hoãn bàn giao có đồng nghĩa với hủy đơn không?
Cần ghi rõ bạn đề nghị đổi lịch, tạm dừng một phần hay hủy phạm vi nào. Đây là những yêu cầu khác nhau.
Chưa nhận hướng dẫn thì thời gian hỗ trợ đã tính chưa?
Đối chiếu mốc bắt đầu trong thỏa thuận và yêu cầu xác nhận bằng văn bản nếu có điều chỉnh.
Có nên nhờ người khác nhận thay không?
Có thể đề xuất người được doanh nghiệp ủy quyền, nhưng cần xác định họ có khả năng kiểm tra và phạm vi được phép xác nhận.
Sau thời gian hoãn có cần kiểm tra lại không?
Hãy kiểm tra các hạng mục liên quan đến điều kiện sử dụng hiện tại và ghi nhận thay đổi, thay vì chỉ dựa vào bằng chứng cũ.
Yêu cầu phương án bàn giao phù hợp với kế hoạch
Chuẩn bị lịch dự kiến, người nhận, điều kiện còn thiếu và phạm vi cần dời trước khi trao đổi với bên cung cấp.
Nếu cần hỗ trợ xem xét tình huống của mình, hãy truy cập BMXMDN để trao đổi về nhu cầu xác minh doanh nghiệp và thiết lập liên quan.
Gửi yêu cầu báo giá qua BMXMDN với thông tin rõ ràng về lịch bàn giao, điều kiện đổi lịch, trách nhiệm trong thời gian chờ, chi phí và thời hạn hỗ trợ.
